问题的提出

       1．何为工程变更

       在工程项目的建设过程中，由于业主、监理、施工、设计等原因，工程变更不可避免。从设计单位的角度来讲，工程变更文件的形式无非两种，一种是设计单位出具的“设计变更单”，经监理、业主确认后，作为工程变更、结算等的依据；一种是施工、业主、监理等外部单位出具“施工联络单”、“设计联络单”、“洽商记录”、“材料改代核定单”等联络文件，其内容均需设计单位签署确认。

       对于设计单位出具的“设计变更单”，设计单位在设计流程里都有相应的规定，签署内容包括三级校审签署、投资变化情况、相关专业会签、风险评价等内容，并且都能得到有效控制，能够很好的控制质量和安全风险。一般情况下，作为工程项目的设计单位，当工程发生变更或变化时，设计单位应及时出具“设计变更单”。

        然而，在工程实施过程中，存在着现场施工单位或总承包项目部根据现场实际情况，为缩短工期、保证质量、减少投资、材料代换、修正设计错误等进行的变更。此类变更通常会以“联络单”的形式出具，并要求设计单位进行技术确认和盖章。经设计单位签字确认并盖章的“联络单”，进行了技术和设计把关，再由相关单位进行确认，联络单即可生效。

根据不同业主单位的规定，在某些建设单位中，“联络单”可以作为竣工结算的依据。

       2．工程变更联络文件控制与管理的失效

       通常情况，设计人员对外单位提出的“工程变更联络文件”所提的问题会经过自校、审核、审定、项目负责人等技术把关之后才最终签署，从而能够对所提变更的合理性、是否满足技术要求等进行把关，保证工程施工建设质量。

       但是，在设计把关阶段，部分缺乏经验、责任心不强的设计人员，对于“工程变更联络文件”，不经过校审就武断地进行签署确认，签署随意性大，不能够有效控制工程随意变更，容易造成建设项目的技术或质量隐患。对于有些外部单位出具的工程变更联络文件，由于技术和管理水平参差不齐，编制随意性大，经常让设计人员重复签同一份联络单，管理不严谨。

       同时，经过设计人员签署的施工联络单，在其单位技术质量管理部门盖章时，由于盖章人员无法确定其是否经过三级校审把关，无法在联络文件上留下审核证据，只见到设计人员的

签字就给盖章。

       因此，对“工程变更联络文件”若不能进行有效控制，容易增加工程建设项目的隐含风险，为生产质量和安全事故埋下隐患。

       下面，作者以所在单位管理实例，介绍设计单位对外单位提出的“工程变更联络文件”的处理原则和管理方法，供同行参考。

       工程变更联络文件处理和控制流程

       1．控制和管理原则

       根据GB／T 19001-2008／ISO9001：2008《质量管理体系要求》7．3．7

条“设计和开发更改的控制”规定，组织“应识别设计和开发的更改，并保持纪录。应对设计和开发的更改进行适当的评审、验证和确认，并在实施前得到批准。”

因此，设计院对于工程变更联络文件的控制，应进行相应的校审；所提变更对相关专业有影响的，要求进行会签；投资发生变化的，要求相应的概、预算编制人对投资变化重新评估；最后由项目负责人或项目经理签署后放行。设计院应建立和保持本单位的质量管理体系文件《设计变更管理规定》，对外部单位提出的工程变更联络文件明确控制和管理要求。增加工程变更联络文件单网上申请、确认、归档流程，实现网络信息化管理。

       2．管理流程

       对外单位提出工程变更联络文件的处理，要求纸质文件和电子文件网上同步运行。纸质文件必须进行相应的签署并提供处理意见，将处理的联络单作为附件一起归档。电子文件网上运行需申请并填写相应信息，经技术质量部、档案室两级审批后流程结束。

       具体流程见前图。

       1)管理方法。

       (1)申请、盖章确认、归档。

设计人员使用所在单位给每位员工配发的账号进入到设计流程管理系统中，选择左侧功能菜单中的“施工联络处理单”即可进入。选择“新建联络单”，填写相应的信息(项目号、目录号、联络原因等)，上传电子文件，提交申请(提交申请前可执行修改、删除功能)，流程自动转入技术质量部盖章人员处进行审核并盖章；技术质量部通过对纸质文件和网上申请的“施工联络处理单”电子文件信息的审核，合格后进行盖章和网上点击确认，流程将自动流转到档案室归档管理人员；档案室归档管理人员对“施工联络处理单”进行纸质文件和网上电子信息的检查，点击确认，再按照((档案管理规定》对施工联络处理单进行归档。

       (2)数据查询

所有用户都可以通过该功能进行施工联络处理单信息的查询。点击左侧“数据查询”菜单，然后输入相应的查询条件即可获取联络单的条目信息。用户可以双击指定的数据条目或者点击“详情”链接查看联络单具体内容。

       结束语

       通过对外部单位工程变更联络文件的控制和管理实践，提高了设计人员的重视程度，使工程变更得到了全方位控制。通过对外部变更联络文件的“按项目、分专业”归档保存和对信息的网上申请和审批，提高了对外部变更联络文件的追溯，使设计单位能够准确掌握工程情况，为后期优化设计、减少设计重复错误、更加符合工程实际打下可靠基础。