管理之道
【摘要】设计院是知识密集型企业，如何利用已有知识、促进知识创新，并将其转化为设计院的核心竞争力，成为设计院在激烈的市场竞争环境中生存的关键。本文将对基于设计院局域网的知识管理进行研究，目标是建立一个结构清晰、搜索高速、功能强大、界面人性化、知识流通畅的知识库。
1 设计院知识管理的必要性
在知识经济时代， 企业将知识作为经济资源加以开发利用， 创造生成新的经济价值链， 成为提升企业价值的必经之路。在这方面，设计院作为知识密集型企业，显得尤为重要和迫切。如何利用已有知识、创造新的知识，并将其转化为设计院的核心竞争力，是设计院在发展中要优先思考的问题。
互联网的信息爆炸为人们提供了大量新信息， 但要在上面快速找到设计人员需要的专业知识并非易事， 而设计人员在工作中又希望能够快速、准确地获取答案。于是建立设计院自身的知识库，对隐性知识和显性知识进行高效的管理，引导设计人员通过使用知识库，快速提高自身技术水平、提高设计质量和速度，被越来越多的设计院提上了日程。
2 设计院知识管理面临的问题及对策
2.1 如何充分利用沉淀的知识
作为知识密集型企业，设计院有着大量的知识积累，这些知识要么以归档的图纸、文档存在，要么以个人知识分散存在，难以有效利用。图纸、文档资料未经过信息萃取、封装，而分散的个人知识也不易由个人的隐性知识成为企业的显性知识。
2.2 如何有效控制知识流失
知识管理的本身就是一种透过协作及整合的方法来创造、采集、组织、截取、使用企业的数字资产，这些资产包括数据库、文件、网络信息等，但最重要的是隐性的专门技术及组织中人员的经验及技能。在竞争激烈的市场中，建筑设计院人才的争夺尤为明显，技术骨干流动性大，这些人才的流失，经常意味着设计院在某一专业领域技术知识的流失。针对上述问题，建立知识库时也应采取相应的对策。对于沉淀的知识， 要组织力量对原有的信息和知识做一次大规模的收集和整理，按照一定的方法进行分类保存，并提供相应的检索手段。同时采用经济手段鼓励员工把自己的隐性知识共享出来，成为企业的显性知识。这些庞大而又零碎的工作，只有全员参与、通过企业局域网进行有效组织才能完成。
3 设计院知识管理的规划
做好知识管理系统的前期规划工作， 是建立企业知识库的必要前提。
（1）明确设计院知识库的知识分类体系。依据建筑设计领域通用的分类模式，结合自身需要，规划出详细的知识分类体系。知识分类必须准确适用，才能使用户可以方便、快捷地查找到所需要的知识。知识库的分类必须经过详细的调研，从设计人员的需求出发，而不是以IT 部门的习惯去分类。
（2）知识的有效使用时我们建立知识库的根本目的。知识库中的知识片必须可以方便地进行修改、扩充和使用。为此，我们将具有相同属性的知识片抽象出共有的属性， 生成大量的知识类，设计人员可以为这些类定义不同的属性、方法和事件，从而快速生成需要的对象，加快设计速度。
（3）考虑到设计人员大量使用图形设计软件，其对应的知识使用、查阅也大多要用到图形设计软件，其客户端应有较强的运算能力和图形处理能力， 同时考虑到部署和维护的方便性及移动办公的需求， 整个管理系统使用CS 架构和BS 架构相结合的混合结构模式。对业务复杂、安全性要求高、需专业设计软件支撑知识管理和应用，采用CS 架构；对于面向范围广、安全性要求不高或需移动办公的知识应用，采用BS 架构。
（4）作为一个良好的知识沟通平台，应达到以下的要求：
①全员参与：
全员参与是知识管理的核心。设计院知识库不应该只是专家知识的归纳、整理，而应该是全体设计人员在一起“大规模协作”，编辑、完善知识词条。只有全体人员的参与，才能不断扩展知识库的规模，培养企业知识协作的氛围，促进企业整体知识水平的提高。要形成一种开放、自由的氛围，充分调动蕴藏在员工内心深处的个人知识。鼓励及督促专业部门和人员，将个人才智贡献到企业知识库中共享、交流。
通过知识管理系统的交互， 让老员工实现经验的积累和传承；让新员工快速地上岗并掌握必须的专业知识和技能。
②知识的规范化和标准化：
知识的规范化和标准化，是知识管理成功的可靠基础。专家审核模块可以充分发挥内部专家的知识、智慧和经验。对于员工贡献的知识要由专家组进行甄别、审核。对通过审核的知识加以规范化和标准化，正式成为企业的显性知识，由知识管理系统向全体员工发布。
③专家咨询：
鼓励员工通过知识管理系统向内部专家提出咨询， 并获取相关的专业资料。知识管理部门要在知识库中建立内部的专家渠道，分类列明各个领域的内部专家（专长、经验、设计案例）。有特定知识需求的内部人员，可以在系统上直接向相关
的专家进行咨询。
④知识有偿核算：
内部知识的使用分为无偿使用和有偿使用， 在管理系统中自动为提供咨询的专家计算咨询费， 对于共享的知识也可以以内部浏览、引用的次数为依据提供奖励。这些费用由管理系统自动统计，经审核后从设计院知识管理发展基金中划拨。
知识管理有偿核算的目的，是推动积累知识、分享知识、使用知识，对个人进行激励，激发员工知识积累与分享；
⑤个性定制：
由于知识库中包含着大量的知识内容， 为节省查找知识所需要的时间，知识管理软件系统必须提供个性化功能，让员工将在实际工作及学习中所需要的内容， 定制到个人的知识库中，以便以后查询使用。比如，将建筑专业的情报定制到建筑设计师的个人平台，以便及时捕捉；将结构专业领域的知识库索引， 定制到结构工程师的个人知识库； 将个人知识的共享、咨询所得到的反馈信息实时反应到个人平台。
⑥权限管理：
为每个员工提供其相应的权限， 员工只能找到与他职位和权限相关的知识，保护企业的知识产权，防止企业无形资产的流失。
⑦知识搜索：
知识管理系统应有强大的搜索功能，提供快速、准确的搜索服务。知识搜索要建立在明确的知识来源基础上，根据明确的用户权限与诉求，回馈恰当的知识结果。为企业提供准确、快速、全面获取知识、提高企业效率、降低企业运营成本。
4 设计院知识管理的系统组成
整个系统可以分为三层的架构，从下至上分别为：数据访问层、业务逻辑层、表示层。三个层次中，系统主要功能和业务逻辑都在业务逻辑层进行处理。
数据访问层：其功能主要是负责数据库的访问。可以访问数据库系统、CAD 图形文件和 Word 文档等数据文件。
业务逻辑层：业务逻辑层在体系架构中的位置很关键，它处于数据访问层与表示层中间， 起到了数据交换中承上启下的作用。业务逻辑层的设计对于一个支持可扩展的架构尤为关键，因为它扮演了两个不同的角色。对于数据访问层而言，它是调用者；对于表示层而言，它却是被调用者。
表示层：位于最外层，用于显示数据和接收用户输入的数据，为用户提供一种交互式操作的界面。
三层架构的原理如图1。
具体的工作包括以下三个方面：
（1）建立以数据库软件（如Microsoft SQL Server 2008）为基础的大型知识数据库。设计院的知识库包含了大量的非结构化信息，如CAD 文件、电子邮件、网页、视频文件、多媒体等文件，SQL Server 2008 提供了能够存储、管理和查询所有类型的数据的功能， 能够全面满足关系数据存储和非关系数据存储，同时降低管理和建立使用这些数据的应用程序的成本，完全可以满足设计院知识管理的需求。
（2）建立管理平台软件子系统。通过管理平台实现对知识库内容的集中管理，如对知识库的内容进行收集、传输、加工、储存、更新和维护等操作。
（3）建立交互平台软件子系统，通过交互平台实现用户对知识库的个性化使用，如查询、个人知识管理、贡献知识内容、进行内部咨询和交流、提出反馈意见等。
5 设计院知识管理的网络架构
考虑到知识管理系统对服务器硬件设备的要求将非常苛刻，而一旦服务器设备无法承受数据库的工作压力，将直接造成系统和各种业务的瘫痪， 我们将数据库服务和文件服务分别放置在不同的服务器上，以减轻服务器的压力。
设计院知识管理要满足各个专业的需求，为节省资源、降低成本、增强业务连续性以及提高知识库运行效率，知识管理服务器采用虚拟化集群。借助虚拟化，能够简化数据和系统的备份、恢复操作，提高响应能力。此外，企业无需重复购买服务器用于快速恢复，而是通过虚拟化实现灾难恢复功能。借助这些优势，确保知识管理系统的安全运行。设计院知识管理的网络架构如图2。
6 结束语
设计院应充分利用局域网作为知识交流的平台， 以防止知识资源的流失，鼓励知识共享合知识创新，推动学习型的企业文化。
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