部门职能、岗位职责的编写是设计院一项基础的人力资源管理工作，也是很多其他管理工作开展的基础。华锐通过这些年在勘察设计行业的咨询经验，认为在部门职能与岗位职责的问题上，设计院在以下几个方面存在认知上的误区：

        1、设计院属于人才密集型企业，人员素质较高，认为不需要像给一般操作人员那样建立详尽、明确、具有可操作性的岗位职责，因此部门职能与岗位职责有一个大概就好；

        2、设计院这些年效益比较好，业务忙不过来，管理工作也主要围绕项目进行，对于基础管理工作不重视，认为与其做这些基础管理工作，不如多花点时间在项目上；

        3、认为职能管理人员只是成本，不太重视人力资源等方面专业人才的引进与培养，自然就较难有外部先进的理念带进来；

        4、一些规模不太大的设计院，管理者认为自己能够一眼看到底，因此很多基础管理工作就没有必要去做。

        由于以上的一些认知误区，导致设计院在这方面的工作比较滞后，但是部门职能、岗位职责的编写在企业管理中能够发挥非常重要的作用：

        1、是主管安排员工工作的基本依据

        有了部门职能、岗位职责的说明，主管就能够以此作为依据安排下属工作，而不是根据员工能够干什么，就安排怎样的工作。同时部门职能与岗位职责的完善过程，实质上也是企业不断提升管理，走上规范化管理的过程。

        2、是高效招聘工作的基础

        有了明确的部门职能、岗位职责后，企业对外才能够发布更加详尽的招聘信息，表明应聘岗位的具体工作内容和要求，能更准确的吸引人才。

        3、是新员工入职培训的最基本教材

        新员工被录用以后，必须要清楚“我的工作是干什么”。一份明确的、具有指导性质的部门职能、岗位职责描述可以非常好的帮助新员工尽快开展工作。

        4、是进行岗位价值评估，确定岗位薪酬的基础

        不论是采用哪一种岗位价值评估的办法，都必须要明确岗位的职责，否则岗位价值评估无从谈起。

        5、是部门负责人、员工制定年度和月度工作计划的基础

        一般来说，员工制定工作计划来源于两个方面。一是来源于公司整体计划的分解，二是从自己的岗位职责出发制定工作计划。

        6、是绩效管理能够有效实施的基本依据

        不论是绩效计划的制定还是绩效评估的过程，都必须以部门职能、岗位职责为依据，否则就会导致产生没有依据的绩效考核。

        从我们服务客户的过程中，发现设计院在部门职能与岗位职责的编写上存在一些普遍的问题：

        1、系统性不强，职责内容缺失。随着市场化进程的推进和管理的深化，原来没有做的一些工作现在必须有人去做；

        2、模块性不强，逻辑混乱；

        3、职责缺乏完整性，常常很多重要的工作用“完成本岗位所需要完成的其他工作”这样来描述；

        4、对同一件工作职责从不同角度分别描述，导致内容重复；

        5、缺乏可操作性与对工作的指导性，内容华而不实，或者是“看起来很美，实际却无法执行”；

        6、职责内还是职责外的工作界定不清晰；

        7、对职责的参与和介入程度表述不清，比如对“组织、主持、制定、制订、草拟、建立、领导、落实、实施、监督、检查、完善、负责、协助、配合”等词的使用不当或混乱。

        那么设计院如何才能编写详尽、明确和具有可操作性的部门职能与岗位职责呢？

        第一，明确职责

        首先必须要明确，部门职能与岗位职责不是由某个部门或某个员工完成，而是由各部门与员工分别完成其自身职责编写工作（部门负责人要完成部门职能的编写工作）；人力资源部门提供相关表格的格式、提供撰写培训以及把关初审等工作。

        第二，具体撰写

        部门职能与岗位职责应包括两方面的内容，首先是部门或岗位的使命（也有些单位叫做总则、宗旨等）。部门或岗位使命是说明该部门或岗位在整个组织中的地位和作用，概括性的表述该部门的职能和岗位的职责，总之是用一句话来表述部门或岗位在组织中的作用，给下一步具体描述定一个基本的基调。部门与岗位使命描述清楚了，就能围绕部门与岗位使命撰写具体的职能或职责。一般来讲，部门使命、岗位使命通常采取下述表达方法：

        通过采取行动（组织、负责落实、指导XXX工作），达到的目的（提升市场占有率、扩大利润、控制成本、提升质量管理水平）。

        其次就是进行具体职能或职责的描述。一般来讲，在进行具体职能或职责描述的时候，通常可以采取两种思考办法：第一是根据职能或职责内容分模块描述，比如人力资源经理的岗位职责，包括人力资源规划、招聘、培训、薪酬、考核等方面内容。第二是根据业务流程撰写，比如招聘专员的岗位职责，包括发布招聘信息、初步筛选、组织面试、通知新员工等方面内容。根据华锐的咨询工作经验，这两个办法通常是交叉使用的，总体上分成不同模块来描述，其中主要职能与职责在先，分管工作其次，协作工作最后。具体说明时又根据业务流程来描述。

        具体职能与职责的描述通常的表达方式为：

        动作+具体工作内容，如“制定并组织实施年度工作计划”。

        为了使部门职能和岗位职责更加明确和能够指导具体工作，建议采取的表达方式为：

        时间周期+动作+具体工作内容+达到标准，如“制定公司年度经营管理计划并组织落实，确保完成”、“每周主持召开生产会，并完成会议记录”。

        当然，具体撰写的时候要根据实际情况进行，各部门职能、岗位职责既要能形成统一的格式，体现出规律性，又必须以真正履行的职能和职责为基础编写。

        设计院在编写部门职能、岗位职责的时候，也是有一些规律和技巧的。通常我们可以去提炼出每个部门或岗位都可能具有的工作内容，然后依据部门或岗位的不同，具体应用。比如我们在为某设计院编写部门职能与岗位职责的时候，概括了以下几个共同的职责：

        1、计划、预算工作

        从时间周期上，根据岗位实际工作，完成包括年度、半年、季度、月度的工作计划与总结。比如设计所所长职责“根据公司整体生产经营目标与计划，制定本岗位年度工作计划”。在岗位职责编写的时候，必须明确岗位职责内工作的参与和介入程度，动词的使用必须准确。

        2、与部门职能相关的公司制度的建立、完善和落实

        各个部门都有与部门职能相关的公司制度的建立、完善和落实的职责，如人力资源部门要建立和完善人力资源方面的制度，总工办要建立和完善技术和质量管理方面的制度，并负责落实。

        3、部门内部管理职责有统一的规范性

        对部门负责人而言，有一部分部门内部的管理工作也是可以通用的。如部门的人事管理工作（完成各阶段考核、年度岗位聘任建议等）、内部一些工作办法与推进机制（如部门内的月度工作会议等）、内部员工各阶段工作计划与总结等。

所以，我们在编写部门职能与岗位职责的时候，就能够将这些内容统一起来，形成规范、统一的表述办法。

        最后，不断完善

        需要强调的是，部门职能、岗位职责完成编写之后并不是万事大吉了，需要定期进行审核、完善，以保证其内容与目前岗位要求匹配。当部门发生调整、岗位发生变动时也要重新校订，否则又将导致流于形式的摆设。

        随着市场化进程的不断加快，设计院面临更加激烈的市场竞争，这要求设计院必须有更加全面的职能和职责体系，很多传统上没有做的工作都应该逐步开展，并有相应的部门去承担，有具体的岗位去落实，做到无缝对接，这是设计院高效运行的最基础工作。

（作者：华锐管理咨询有限公司）